6 façons de rendre votre feuille de calcul Excel facile à lire

C'est bien beau d'avoir une feuille de calcul Excel compliquée pleine de données et de formules, mais si elle n'est pas présentée clairement, elle peut causer plus de problèmes qu'elle n'en résout. Nous allons vous montrer six conseils que vous pouvez utiliser pour ranger votre feuille de calcul et communiquer vos données plus clairement.

Cette feuille de calcul non formatée présente plusieurs problèmes de lisibilité que nous aborderons tout au long de cet article.

Astuce 1 : gelez vos lignes et colonnes

Notre feuille de calcul est très volumineuse et comporte de nombreuses lignes et colonnes, ce qui signifie que lorsque nous faisons défiler la page vers le bas ou vers l'autre, nous ne pouvons pas voir les en-têtes de ligne ou de colonne. Le gel des en-têtes de colonnes et de lignes les gardera visibles en permanence, peu importe où vous vous trouvez sur votre feuille. Pour voir vos options de gel, ouvrez l'onglet « Affichage » sur le ruban et cliquez sur « Geler les volets » dans le groupe Fenêtre.

Geler la ligne supérieure et geler la première colonne : Comme leurs noms l'indiquent, ces deux options vous permettent de geler la ligne 1 ou la colonne A. Excel les choisit comme options de gel à accès rapide, car c'est généralement là que se trouvent les en-têtes de ligne et de colonne. Notez cependant que ces options ne vous permettent pas d'effectuer les deux actions : si vous cliquez sur l'une de ces deux options puis cliquez sur l'autre, seule la dernière option que vous avez choisie sera exécutée sur votre feuille.

Figer les volets : Si vous souhaitez geler plus d'une ligne ou une colonne (si, par exemple, vous avez plus d'une ligne d'en-tête) ou si vous décidez de geler des colonnes et en-têtes, cette option est faite pour vous.

Pour figer plusieurs lignes en haut de votre feuille, sélectionnez la première ligne que vous ne souhaitez pas figer et cliquez sur « Geler les volets ». Ainsi, si vous souhaitez figer les lignes 1 et 2, sélectionnez la ligne 3 et cliquez sur « Geler les volets ». De même, si vous souhaitez geler les colonnes A et B, sélectionnez la colonne C et cliquez sur « Geler les volets ». Pour geler des lignes et des colonnes ensemble, vous devez cliquer sur la cellule la plus haute et la plus à gauche que vous ne souhaitez pas geler, puis cliquer sur « Geler les volets ». Un exemple rendra cela plus clair.

Dans notre exemple ci-dessous, nous souhaitons geler la ligne 1 et la colonne A, nous allons donc geler les volets de la cellule B2. Excel tracera ensuite une ligne plus épaisse pour montrer où le gel a pris effet.

Désormais, lorsque vous faites défiler vers le bas ou vers le haut, vous verrez que les en-têtes restent visibles.

Pour débloquer les volets, revenez à l'onglet « Affichage » du ruban, cliquez sur le bouton « Geler les volets » et choisissez « Dégeler les volets ». Appuyer sur Ctrl+Z (annuler) ne fonctionnera pas.

Astuce 2 : n'abusez pas des bordures de cellules

Il est souvent tentant d'ajouter des bordures à vos cellules pour rendre les choses plus claires, mais cela peut donner à votre feuille de calcul un aspect encombrant et peu professionnel. Après tout, Excel dispose déjà de son quadrillage intégré pour vous aider à différencier les cellules. Colorez plutôt vos cellules ou utilisez uniquement des bordures horizontales.

Dans cet exemple, nous avons ajouté une ligne de totaux au bas de notre feuille de calcul et nous souhaitons la distinguer clairement des données principales de notre tableau.

Tout d’abord, sélectionnez la ligne que vous souhaitez affecter (dans notre cas, la ligne 102). Ensuite, ouvrez l'onglet « Accueil » sur le ruban et utilisez les options de bordure et de couleur pour formater cette ligne.

Nous vous recommandons d'appliquer uniquement une bordure supérieure et d'utiliser un remplissage de couleur claire, comme du bleu clair ou du gris.

Pour plus d'options de bordure ou de couleur, cliquez avec le bouton droit sur le numéro de ligne, puis cliquez sur « Formater les cellules ». Quelle que soit la couleur que vous choisissez, utilisez des variantes de cette même couleur dans votre feuille de calcul (astuce 3). De plus, vous pouvez laisser Excel créer le formatage du tableau pour vous (astuce 5).

Astuce 3 : utilisez un formatage cohérent

Nous faisons de bons progrès avec notre feuille de calcul, mais une chose qui ressort encore est que nous ne pouvons pas voir entièrement les en-têtes de colonnes car le texte ne rentre pas dans la largeur de notre cellule. Suivez deux étapes pour y parvenir de manière cohérente.

Tout d’abord, si vos en-têtes de colonnes sont longs, enveloppez le texte dans la cellule. Cela signifie que le texte s'étend sur la ligne suivante pour s'adapter à la largeur de cellule choisie. Pour ce faire, mettez en surbrillance la ligne d'en-tête et ouvrez l'onglet « Accueil ». Ensuite, dans le groupe Alignement, cliquez sur « Envelopper le texte ».

Vous verrez que le texte de chaque cellule de cette ligne est désormais ajusté pour s'adapter à la largeur de la cellule.

Cependant, comme certains mots sont plus longs que la largeur de la cellule, ils sont divisés en deux lignes. La deuxième étape consiste donc à ajuster la largeur des colonnes. Vous pouvez ajuster la largeur des colonnes individuellement, mais nous souhaitons qu'elles soient identiques, afin d'assurer une cohérence esthétique sur l'ensemble de notre feuille.

Pour ce faire, mettez en surbrillance toutes les cellules de la feuille de calcul en cliquant sur le carré de référence de cellule en haut à gauche. Ensuite, ajustez l'une des largeurs de colonne en cliquant et en faisant glisser entre deux en-têtes de colonne (vous verrez votre curseur se transformer en flèche bidirectionnelle), et ils s'élargiront tous ensemble. Jetez un coup d'œil à votre table pour vous assurer que vous êtes satisfait de la bonne adéquation du texte et des données. Si ce n'est pas le cas, ajustez-les simplement à nouveau jusqu'à ce qu'ils soient superbes.

Une fois que vous avez atteint une largeur de cellule appropriée, cliquez n'importe où sur votre feuille pour désélectionner les cellules. Vous remarquerez que cela rend votre feuille de calcul beaucoup moins exiguë, ce qui, encore une fois, est agréable à regarder.

Nous vous recommandons également d’aligner vos en-têtes au centre verticalement et horizontalement pour ajouter cette qualité professionnelle supplémentaire. Sélectionnez la ligne d'en-tête et cliquez sur les deux icônes d'alignement central dans le groupe Alignement de l'onglet Accueil.

Dans Excel, par défaut, le texte est aligné à gauche et les nombres à droite. Vous souhaiterez peut-être les rendre tous identiques, ou même aligner toutes vos données au centre, pour augmenter la lisibilité de vos données.

Notez également les conseils suivants pour obtenir un formatage cohérent :

• Utilisez la même police et la même taille de police dans tout votre classeur, en choisissant une police facile à lire, telle que Arial, Calibri ou Aptos. Si vous devez souligner quelque chose, utilisez des caractères gras ou colorez l’arrière-plan de la cellule.
• Choisissez une palette de couleurs. Lorsque vous choisissez les couleurs des cellules ou des polices, suivez les colonnes verticales dans les couleurs du thème pour utiliser différentes nuances des mêmes couleurs. Non seulement cela rend votre feuille de calcul plus professionnelle, mais cela signifie également que si vous utilisez la mise en forme conditionnelle, vous pouvez choisir une couleur qui se démarquera de la palette de couleurs que vous avez choisie.

Astuce 4 : utilisez des notes pour éviter trop de texte

Avoir trop de texte dans une cellule va à l’encontre de l’objectif d’avoir une feuille Excel facile à lire. Pour contourner ce problème, cliquez avec le bouton droit sur la cellule concernée et cliquez sur « Nouvelle note ». Ensuite, plutôt que de remplir la cellule avec beaucoup de texte, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à la note.

Tapez les détails que vous souhaitez ajouter à la note de cette cellule, puis cliquez en dehors de la note pour l'enregistrer et la fermer. Vous verrez alors que la cellule a un petit marqueur rouge dans le coin pour vous indiquer qu'il y a une note. Passez la souris sur toutes les cellules contenant ce marqueur rouge pour voir la note.

Pour modifier ou supprimer la note, cliquez simplement à nouveau avec le bouton droit sur la cellule et cliquez sur « Modifier la note » ou « Supprimer la note ».

Astuce 5 : laissez Excel créer vos graphiques et tableaux

Un moyen rapide et facile d'améliorer l'apparence de votre feuille Excel et d'afficher efficacement vos données consiste à utiliser les fonctions de graphique et de tableau intégrées.

Pour créer un graphique à partir de vos données, mettez en surbrillance les données pertinentes, cliquez sur « Insérer » sur le ruban et choisissez un graphique qui vous convient.

Vous pouvez également demander à Excel de formater vos tableaux. Pour ce faire, mettez en surbrillance toutes les données de votre tableau, y compris la ligne ou la colonne d'en-tête. Ensuite, ouvrez l'onglet « Accueil », cliquez sur « Formater en tableau » dans le groupe Styles et choisissez une mise en page qui fonctionne avec la palette de couleurs de votre choix.

Avec n'importe quelle cellule de votre tableau sélectionnée, accédez à l'onglet « Conception du tableau » et choisissez parmi les autres options pour modifier les styles de votre tableau.

Astuce 6 : Partagez au format PDF pour verrouiller votre mise en page

Maintenant que vous disposez d’une feuille Excel au format professionnel et facile à lire, elle est prête à être partagée et imprimée. Le formatage d'Excel peut changer si vous partagez le classeur avec quelqu'un qui l'ouvrira sur son mobile ou sur un ordinateur doté d'une ancienne version d'Excel, et tout votre travail acharné pourrait être annulé. Pour conserver votre mise en page intacte, enregistrez votre feuille de calcul au format PDF.

Cliquez sur Fichier > Enregistrer (ou Enregistrer sous) > Parcourir, et dans la fenêtre qui apparaît, modifiez l'option Enregistrer sous type en « PDF ».

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Si vous savez quel type de feuille de calcul vous créez, qu'il s'agisse d'un rapport budgétaire ou d'un calendrier, essayez d'utiliser l'un des modèles Excel, qui sont déjà configurés et formatés pour avoir un aspect élégant et professionnel.