Votre boîte de réception Outlook est-elle tellement remplie que des e-mails importants passent entre les mailles du filet, vous laissant dépassé ? Si tel est le cas, vous ne profitez pas des fonctionnalités qui permettent de tout garder sous contrôle. Voici comment filtrer le bruit, faire ressortir ce qui compte vraiment et garder votre boîte de réception organisée.
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Activer la boîte de réception ciblée
Outlook inclut une fonctionnalité intégrée appelée Focused Inbox qui désencombre automatiquement votre boîte de réception. Il divise votre e-mail en deux onglets : Concentré et Autre. L'onglet Focalisé affiche les messages avec lesquels vous interagissez le plus, tels que les conversations clés et les messages fréquemment lus, tandis que les éléments moins importants comme les newsletters et les promotions sont déplacés vers l'onglet Autre.
La meilleure partie est à quel point il est personnalisable. Si quelque chose d'important apparaît dans l'onglet Autre, cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez Déplacer > Déplacer vers la boîte de réception ciblée. Outlook se souviendra de ce choix et triera correctement les messages similaires à l’avenir. Si quelque chose sans importance apparaît dans l'onglet Focalisé, cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez Déplacer > Déplacer vers une autre boîte de réception.
Pour activer la boîte de réception ciblée sur l'application de bureau, accédez à l'onglet « Affichage », cliquez sur « Afficher les paramètres » et sélectionnez « Trier les messages en priorité et autres ». Ensuite, cliquez sur « Enregistrer ».
Créez des dossiers et utilisez des règles pour filtrer les e-mails
Si chaque e-mail arrive directement dans votre boîte de réception principale, il est impossible de garder les choses organisées. C'est pourquoi je suggère de créer des dossiers séparés pour différents types de messages. Et ne vous inquiétez pas, vous n'avez rien à déplacer manuellement. Outlook peut gérer le tri pour vous grâce à des règles qui acheminent automatiquement les e-mails vers leurs dossiers appropriés.
Une fois que tout est au bon endroit, votre boîte de réception cesse de paraître chaotique. Par exemple, j'envoie toutes les newsletters dans un dossier « Lire plus tard », je m'assure que le spam n'atteint jamais ma boîte de réception et je trie les e-mails par mots-clés, lignes d'objet ou destinataires. Pour configurer votre propre règle, cliquez avec le bouton droit sur un e-mail, accédez à Règles > Créer une règle et Outlook peut remplir automatiquement certains critères de règle.
Appuyez sur « Plus d'options » pour affiner encore davantage la règle. Si Outlook commence à filtrer les e-mails importants par erreur, vérifiez vos filtres et ajustez-les.
Si les règles de filtrage détaillées vous semblent trop de travail, la fonctionnalité Sweep d'Outlook constitue un moyen simple et simple de garder votre boîte de réception organisée. Il vous permet de gérer rapidement les e-mails d'un expéditeur spécifique. Vous pouvez automatiquement déplacer tous leurs messages vers un dossier de votre choix, y envoyer également de futurs e-mails, conserver uniquement les plus récents ou déplacer tout ce qui date de plus de 10 jours.
Ce dossier peut contenir tout ce qui correspond à votre flux de travail : messages importants, discussions personnelles, e-mails professionnels ou même éléments supprimés. C'est un moyen simple et pratique d'éviter que votre boîte de réception ne s'accumule et vous saurez toujours précisément où vont ces messages. Pour l'utiliser, sélectionnez un e-mail, cliquez sur trois points horizontaux, sélectionnez « Balayage », choisissez votre action préférée, sélectionnez un dossier et cliquez sur « OK ».
Supprimez les fils de discussion bruyants avec la fonction Ignorer
Si vous avez travaillé dans un environnement d'entreprise, vous savez exactement à quoi ressemble l'apocalypse « Répondre à tous ». Vous vous connectez un matin et un e-mail datant d'une semaine apparaît soudainement en haut de votre boîte de réception, simplement parce que quelqu'un a répondu avec un seul mot comme « Super ! Si les conversations continuent de refaire surface, c'est le signe que le désordre nécessite une attention particulière.
Heureusement, Outlook dispose d’un excellent outil pour cela : Ignorer la conversation. Il envoie automatiquement tous les messages de ce fil de discussion (passés et futurs) directement aux éléments supprimés. Pour l'utiliser, ouvrez le fil de discussion, cliquez sur la flèche à côté de l'icône de la corbeille (Supprimer) et sélectionnez « Ignorer ». Confirmez-le, et boum : vous êtes libéré de ce fil bruyant.
Et si jamais vous changez d’avis ? Aucun problème. Dirigez-vous simplement vers le dossier « Éléments supprimés », rouvrez l'e-mail, ouvrez la même liste déroulante et sélectionnez « Arrêter d'ignorer » pour le retirer.
Gardez à l'esprit que si Outlook est configuré pour vider automatiquement le dossier Éléments supprimés après un certain nombre de jours, cet e-mail peut être définitivement supprimé sans aucun moyen de le récupérer.
Ajustez la densité de votre boîte de réception
La plupart des gens se concentrent sur la gestion des e-mails pour nettoyer leur boîte de réception, mais le véritable problème n'est souvent pas le nombre de messages, mais la mise en page. Lorsque votre boîte de réception est trop espacée, elle occupe de l'espace sur l'écran et rend la numérisation plus difficile, en particulier sur les écrans plus petits. Outlook résout ce problème en vous permettant d'ajuster la densité de votre boîte de réception, ce qui contrôle la densité des messages.
Vous pouvez choisir parmi trois options : spacieux, confortable et compact. Spacieux est la mise en page par défaut, vous offrant beaucoup d'espace entre les messages et un texte légèrement plus grand. Le passage à Compact resserre tout et réduit la taille de la police afin que vous puissiez voir plus d'e-mails à la fois. Cette visibilité supplémentaire facilite le survol, le tri et le nettoyage des éléments beaucoup plus rapidement.
Des terres confortables en plein milieu, ni trop espacées, ni trop serrées. Pour ajuster la densité de votre boîte de réception, accédez à l'onglet « Affichage », ouvrez la liste déroulante « Densité » et sélectionnez la mise en page qui vous convient le mieux.
Une boîte de réception en désordre n'est pas liée au volume d'e-mails : c'est le signe qu'Outlook n'est pas adapté à votre façon de travailler. Avec les conseils ci-dessus, vous pouvez enfin garder les choses sous contrôle. Pour éviter que l'encombrement ne réapparaisse, prenez l'habitude d'archiver les messages plus anciens, de bloquer les expéditeurs de spam persistants et d'effectuer des nettoyages périodiques rapides au lieu d'attendre des mois.
Vous pouvez lire l’article original (en Angais) sur le blogwww.howtogeek.com