J'ai transformé Obsidian en un système de gestion de projet — et c'est mieux que Notion

Obsidian est l'une des applications les plus puissantes du marché, mais il s'agit plus d'un projet de bricolage que d'une solution toute faite. L'expérience Obsidian par défaut est assez basique et simple, centrée sur une simple expérience de prise de notes. Cependant, une fois que vous aurez commencé à le peaufiner avec les nombreux plugins créés par la communauté disponibles, vous pourrez lentement transformer Obsidian en une centrale électrique. Voici comment j'ai configuré mon coffre-fort Obsidian pour qu'il fonctionne comme un système de gestion de projet – et les résultats ont été si bons qu'il a remplacé Notion pour moi.

Comment j'ai configuré Obsidian en tant que système de gestion de projet (PMS)

Votre deuxième cerveau peut également être votre espace de travail sans ajouter de confusion inutile

Le terme PMS (Project Management System) peut signifier différentes choses pour différentes personnes. Pour certains, cela peut être aussi simple qu'un tableau Kanban : un endroit où vider et suivre vos tâches. Pour d'autres, il s'agit d'un outil de suivi des tâches associé à une couche de collaboration, dont l'objectif est d'attribuer des tâches à différents utilisateurs et de suivre qui fait quoi. Et puis il y a des gens comme moi – écrivains et spécialistes du marketing – pour qui un PMS n'est pas seulement un endroit pour stocker des tâches, mais un endroit pour effectuer le travail lui-même.

Pendant des années, j'ai utilisé par défaut Notion comme mon PMS principal. Certes, j'ai également utilisé Obsidian, mais c'était davantage pour la gestion des connaissances et la construction d'un deuxième cerveau, pas nécessairement pour suivre mon travail. Ensuite, j'ai commencé à fouiller dans les plugins de la communauté et j'ai trouvé le plugin Tâches – et ça a tout changé.

Comment utiliser le plugin Tâches

Trompement simple, disproportionnellement puissant

Le plugin Tasks est l’un de ces outils d’une simplicité trompeuse mais extrêmement puissants. Une fois installée, toute case à cocher que vous créez dans n'importe quelle note devient une tâche. Dès que vous créez une case à cocher, le plugin propose une liste déroulante de métadonnées que vous pouvez y attacher. Cela inclut des éléments tels qu'une date d'échéance, une date de début, une date planifiée, un niveau de priorité, si cela se reproduit et – la partie qui a fini par compter le plus pour moi – un ID de tâche et une dépendance sur une autre tâche.

Bien que je préfère ajouter toutes ces métadonnées de tâche lorsque je crée une case à cocher, si vous préférez remplir un formulaire, vous pouvez utiliser la commande « Créer ou modifier une tâche ». Il ouvre un modal avec tous les mêmes champs, ce qui peut être utile si vous préférez un aperçu complet au lieu d'une expérience de capture de tâches rapide et spontanée.

Maintenant, la raison pour laquelle j'aime utiliser Tasks est à cause de ce déverrouillage de flux de travail unique. Lorsque je rédige une note quotidienne, si je me souviens de quelque chose que je dois faire, je peux simplement ajouter une case à cocher (tâche de lecture) ici. De même, lorsque j'enregistre un extrait Web et qu'il déclenche une tâche, je peux créer une case à cocher et l'ajouter à tout moment. Je n'ai jamais besoin d'arrêter ce que je fais et d'accéder à un espace « tâches » dédié : chaque note est un espace de tâches.

Trouver vos tâches

Chaque tâche capturée au même endroit, quand et comme vous le souhaitez

Maintenant, je sais ce que vous pensez peut-être : n'est-ce pas un système de capture de tâches compliqué ? Comment retrouverez-vous toutes vos tâches ? Eh bien, c'est là qu'intervient la seconde moitié du plugin. Vous pouvez faire apparaître toutes les tâches réparties dans votre coffre-fort Obsidian à l'aide d'un simple bloc de code. Entrez simplement ce qui suit dans n'importe quelle note :

```tasks
```

Cela analysera l’intégralité de votre coffre-fort Obsidian et vous montrera chaque tâche que vous avez capturée. Idéalement, je créerais une note appelée Tableau de bord des tâches et y mettrais cet extrait de code, vous donnant une vue dédiée de toutes vos tâches.

Je dois également mentionner que vous disposez de puissantes options de filtrage pour limiter les choses à quelques tâches spécifiques. Par exemple, il s'agit du bloc permettant d'afficher toutes les 10 principales tâches incomplètes qui ne dépendent pas de l'achèvement d'une autre tâche, ont une date d'échéance et sont triées par urgence :

```tasks
not done
is not blocked
has due date
sort by urgency
limit 10
short mode
```

Et voici le bloc montrant toutes les tâches bloquées qui ne sont pas effectuées, regroupées dans des dossiers, c'est-à-dire les dossiers du coffre-fort Obsidian où sont contenues les tâches :

```tasks
not done
is blocked
group by folder
hide postpone button
```

Vous pouvez utiliser l'IA pour vous aider avec les formules

Vous n'avez pas besoin de mémoriser la syntaxe

Avec le plugin Tasks, la capture de tâches est la partie la plus simple car vous n'avez pas besoin de vous souvenir explicitement des métadonnées : la liste déroulante affiche tout pour vous. La moitié des requêtes est l'endroit où cela peut devenir ennuyeux, car vous devez réellement connaître la syntaxe et les balises du filtre, et si vous vous trompez, le moteur de rendu prétendra qu'aucune tâche n'a été trouvée. Ceci est particulièrement problématique car il existe de nombreux filtres différents disponibles, ce qui, certes, rend le système plus puissant, mais rend également difficile la mémorisation de tout.

En tant que tel, c’est une partie dans laquelle je m’appuie sur l’IA, et cela fonctionne très bien. J'ai partagé la documentation et le fichier README du plugin Tasks avec Claude – enregistrés en tant que compétence afin qu'ils soient là en permanence – puis j'ai décrit la vue que je souhaite dans un anglais simple. Il rend un bloc de code ; Je le colle dans la note de mon tableau de bord et il s'affiche. Certes, vous n'avez pas nécessairement besoin de créer une compétence pour cela, car une fois que vous avez créé une vue des tâches dans une note, elle y restera en permanence et se mettra à jour à mesure que vous créerez ou supprimerez des tâches dans votre coffre-fort Obsidian.

Cela a complètement remplacé mon workflow Notion

Je n'ouvre plus Notion

Auparavant, mon PMS était construit sur le système de base de données relationnelle de Notion. J'ai géré deux bases de données, une pour les projets et une pour les articles. La base de données des projets contenait tout ce que je devais faire avant de pouvoir écrire un article donné : des expériences à exécuter, des outils à tester et des configurations à créer. Ensuite, j'ai lié les deux bases de données, afin qu'un article pointe vers les projets dont il dépendait. Chaque article était également une page à part entière, j'ai donc également rédigé dans Notion.

Le système a bien fonctionné. Le seul problème était que j’avais une forte préférence pour les applications locales : conserver mes données sur mon propre système. J'ai donc cherché des alternatives à Notion et j'en ai finalement trouvé une dans Obsidian avec le plugin Tasks activé.

Certes, ce n'est pas le même flux de travail que j'avais avec Notion, mais j'obtiens le même avantage en rendant les tâches dépendantes d'autres tâches. Je peux également ajouter des balises telles que Projet et Article pour une catégorisation plus approfondie. De plus, je dirais que la capture de tâches est devenue beaucoup plus pratique dans cette configuration car je pouvais désormais le faire n'importe où – je n'avais pas besoin d'accéder à une page ou à une base de données spécifique.

Qu’en est-il de la synchronisation et de la collaboration ?

Deux vraies lacunes – deux solutions de contournement gratuites

Un avantage évident de Notion par rapport à Obsidian est que vous pouvez partager vos pages Notion avec vos amis et collègues et collaborer dessus. De plus, comme il s'agit d'une application cloud, tout ce que vous créez dans Notion se synchronise automatiquement sur tous vos appareils.

Désormais, Obsidian dispose également d'une fonctionnalité de synchronisation, mais elle est payante. Heureusement, vous pouvez utiliser un outil open source tiers appelé Syncthing pour synchroniser votre coffre-fort Obsidian entre vos différents appareils. De même, il existe un autre projet open source appelé CollabMD qui vous permet d'héberger votre coffre-fort Obsidian en ligne et de le partager avec d'autres pour une collaboration en temps réel.

Cela règle enfin le débat Notion vs Obsidian

Obsidian gagne pour moi, mais est-ce que c'est le cas pour vous ?

Le débat Notion contre Obsidienne dure dans les cercles en ligne depuis aussi longtemps que les deux existent. Les deux applications peuvent fonctionner comme un système de gestion de projet et un système de gestion des connaissances, mais Notion est généralement considéré comme le meilleur PMS, tandis qu'Obsidian est considéré comme le meilleur KMS. En tant que tel, de nombreuses personnes, moi y compris, utiliseraient les deux outils. Cependant, avec le plugin Tasks, Obsidian peut tout aussi bien gérer les charges de travail de gestion de projet, et pour quelqu'un comme moi, c'est devenu la meilleure alternative globale.