Moyens d’améliorer le transfert de fichiers dans une organisation


améliorer le transfert de fichiers

Dans la plupart des organisations, les personnes sont responsables du transfert des fichiers entre elles. Parfois, ils doivent transférer des fichiers volumineux ou sensibles, ce qui nécessite une attention et des soins supplémentaires. S’il est mal géré, ce processus peut être lent, peu fiable et, pire que tout, non sécurisé.

Alors, quelles mesures pouvez-vous prendre pour améliorer le transfert de fichiers dans votre organisation?

Les problèmes de transfert de fichiers

De manière générale, nous rencontrons quelques problèmes majeurs lors du transfert de fichiers:

  • Facilité d’utilisation. Tout d’abord, vous devez disposer d’un système accessible et facile à utiliser. La plupart des membres de votre organisation devront envoyer des fichiers à un moment ou à un autre, qu’ils envoient un contrat à un client à signer ou qu’ils partagent une feuille de calcul avec un collègue. Si la plate-forme est intuitive, les gens pourront l’utiliser efficacement – et éviter le risque d’un problème de sécurité dans le processus. De plus, si vous partagez des fichiers avec des clients, vous devez vous assurer que votre système est également accessible et intuitif pour eux.
  • Vitesse de transfert. La vitesse de transfert compte également. Avec un port USB 3.0, vous pouvez transférer jusqu’à 5 Gigabits par seconde (Gbps), mais que se passe-t-il si vous téléchargez le fichier sur une plate-forme cloud? Et si vous envoyez un lien à quelqu’un? Si vous travaillez dans un secteur où chaque minute compte, vous devez transférer les fichiers le plus rapidement possible.
  • Sécurité et confidentialité. Garder vos fichiers en sécurité est un must absolu. Vous pouvez travailler dans un secteur où vous êtes légalement tenu de suivre certains protocoles de sécurité et de confidentialité. Même si ce n’est pas le cas, vous voudrez mettre en place des contrôles de sécurité stricts.
  • Polyvalence. Pouvez-vous utiliser le même système pour transférer tous les types de fichiers, à la fois vers des contacts internes et externes? Pour quoi d’autre pouvez-vous utiliser le système? S’intègre-t-il à vos plateformes de gestion de projet ou de communication?
  • Gestion de gros fichiers. Vous et vos clients pouvez rencontrer des problèmes lors du transfert de fichiers plus volumineux. Par exemple, dans Gmail, il y a un limite de taille stricte de 25 Mo pour les pièces jointes. Avez-vous un plan en place pour traiter ces fichiers volumineux? Pouvez-vous trouver un moyen de les transférer efficacement?
  • Rapport coût-efficacité. Il existe de nombreuses plates-formes disponibles pour vous aider à stocker, organiser, gérer et transférer des fichiers, mais elles ne sont pas toutes à un prix raisonnable. Vous avez besoin de systèmes et de stratégies qui fonctionnent de manière rentable si vous voulez réussir.

Quelles mesures pouvons-nous prendre pour résoudre ces problèmes?

Comment améliorer le transfert de fichiers

Ces stratégies peuvent vous aider à améliorer le transfert de fichiers au sein de votre organisation:

  • Investissez dans la bonne plateforme de transfert de fichiers. Tout commence par la mise en place de la bonne plateforme de transfert de fichiers. Le bon logiciel de transfert de fichiers vous permettra de télécharger, stocker, gérer, organiser et transférer facilement des fichiers dans votre organisation, que vous transfériez vers des collègues ou des clients externes. Les bonnes plates-formes auront également toutes les fonctionnalités de sécurité dont vous avez besoin, les intégrations que vous souhaitez et un coût que vous pouvez raisonnablement vous permettre.
  • Utilisez des mesures de sécurité supplémentaires. Lorsque cela est possible, essayez de tirer parti des fonctions de sécurité en option pour les documents sensibles. Par exemple, si vous transférez des fichiers sensibles, investissez dans une authentification à deux facteurs ou un mot de passe supplémentaire pour vous assurer que seul le bon destinataire peut les voir.
  • Formaliser et documenter les protocoles de sécurité de transfert de fichiers. Assurez-vous de noter les processus appropriés pour le téléchargement et le transfert de fichiers. Comment les membres de votre équipe sont-ils censés initier des transferts de fichiers avec les clients?
  • Réduisez ou gérez efficacement les fichiers volumineux. Que faites-vous des gros fichiers? Dans certains cas, vous pourrez peut-être réduire la taille de ces fichiers pour un stockage et un transfert plus efficaces; par exemple, vous pouvez compresser certains fichiers sans compromettre leur intégrité. Si vous ne pouvez pas réduire un fichier (comme si vous devez conserver une image haute définition pleine taille), envisagez de mettre à niveau votre plate-forme de transfert de fichiers pour gérer ces types de transferts.
  • Formez vos employés. Prenez le temps de former vos employés sur tous les protocoles de transfert de fichiers, en particulier ceux liés à la sécurité. Pouvez-vous confirmer que chaque membre de l’équipe connaît les processus appropriés pour télécharger et transférer des fichiers? Connaissent-ils l’importance de sécuriser leurs comptes avec des mots de passe forts? Sont-ils capables de transférer et de gérer des fichiers en toute sécurité, tout en restant conformes?
  • Mettre à jour par réflexe. Vos systèmes de transfert de fichiers ne doivent pas rester stagnants. À mesure que nous voyons le déploiement de nouvelles technologies et de nouvelles normes, et que vous collectez des commentaires au sein de votre organisation, vous devez être prêt à mettre à jour vos flux de travail et vos approches.

Le transfert de fichiers ne doit pas nécessairement être coûteux, compliqué ou présenter un risque de sécurité inhérent. Il faudra du temps pour rechercher, étudier et essayer plusieurs plates-formes et systèmes de partage de fichiers, mais une fois que vous aurez mis en place un meilleur flux de travail, votre organisation fonctionnera beaucoup plus facilement.

Filed Under: Actualités technologiques

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