Avez-vous une liste de noms complets qui doivent être divisés en prénom et nom dans des colonnes séparées ? C’est facile à faire, grâce aux options intégrées de Microsoft Excel. Nous allons vous montrer comment effectuer cette séparation.

Comment diviser le prénom et le nom en différentes colonnes

Si votre feuille de calcul ne contient que le prénom et le nom dans une cellule mais pas de deuxième prénom, utilisez la méthode Text to Columns d’Excel pour séparer les noms. Cette fonctionnalité utilise le séparateur de votre nom complet pour séparer le prénom et le nom.

Pour démontrer l’utilisation de cette fonctionnalité, nous utiliserons la feuille de calcul suivante.

Tout d’abord, nous allons sélectionner tous les noms complets que nous voulons séparer. Nous ne sélectionnerons aucun en-tête de colonne ou Excel les séparera également.

Dans le ruban d’Excel en haut, nous allons cliquer sur l’onglet « Données ». Dans l’onglet « Données », nous allons cliquer sur l’option « Texte dans les colonnes ».

Une fenêtre « Assistant de conversion de texte en colonnes » s’ouvrira. Ici, nous allons sélectionner « Delimited », puis cliquer sur « Suivant ».

Sur l’écran suivant, dans la section « Délimiteurs », nous sélectionnerons « Espace ». En effet, dans notre feuille de calcul, les noms et prénoms dans les rangées de noms complets sont séparés par un espace. Nous désactiverons toutes les autres options dans la section « Délimiteurs ».

Au bas de cette fenêtre, nous cliquons sur « Suivant ».

Conseil: Si vous avez des initiales de deuxième prénom, comme « Mahesh H. Makvana » et que vous souhaitez inclure ces initiales dans la colonne « Prénom », choisissez l’option « Autre » et saisissez « ». (période sans guillemets).

Sur l’écran suivant, nous allons spécifier où afficher les noms et prénoms séparés. Pour ce faire, nous allons cliquer sur le champ « Destination » et effacer son contenu. Ensuite, dans le même champ, nous cliquerons sur l’icône flèche vers le haut pour sélectionner les cellules dans lesquelles nous voulons afficher les noms et prénoms.

Puisque nous voulons afficher le prénom dans la colonne C et le nom de famille dans la colonne D, nous allons cliquer sur la cellule C2 dans la feuille de calcul. Ensuite, nous allons cliquer sur l’icône flèche vers le bas.

Au bas de la fenêtre « Assistant de conversion de texte en colonnes », nous cliquons sur « Terminer ».

Et c’est tout. Les noms et prénoms sont maintenant séparés des cellules de votre nom complet.

EN RELATION: Comment utiliser du texte dans des colonnes comme un Excel Pro

Séparez les prénoms et les noms avec les deuxièmes prénoms

Si votre feuille de calcul contient des deuxièmes prénoms en plus du prénom et du nom, utilisez la fonction de remplissage Flash d’Excel pour séparer rapidement le prénom et le nom. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez utiliser Excel 2013 ou une version ultérieure, car les versions antérieures ne prennent pas en charge cette fonctionnalité.

Pour démontrer l’utilisation de Flash Fill, nous utiliserons la feuille de calcul suivante.

Pour commencer, nous allons cliquer sur la cellule C2 où nous voulons afficher le prénom. Ici, nous allons saisir manuellement le prénom de l’enregistrement B2. Dans ce cas, le prénom sera « Mahesh ».

Conseil: Vous pouvez également utiliser Flash Fill avec les deuxièmes prénoms. Dans ce cas, tapez le prénom et le deuxième prénom dans la colonne « Prénom », puis utilisez l’option Remplissage Flash.

Nous allons maintenant cliquer sur la cellule D2 et taper manuellement le nom de famille de l’enregistrement dans la cellule B2. Ce sera « Makvana » dans ce cas.

Pour activer Flash Fill, nous allons cliquer sur la cellule C2 où nous avons entré manuellement le prénom. Ensuite, dans le ruban d’Excel en haut, nous cliquerons sur l’onglet « Données ».

Dans l’onglet « Données », sous la section « Outils de données », nous sélectionnerons « Remplissage Flash ».

Et instantanément, Excel séparera automatiquement le prénom du reste des enregistrements de votre feuille de calcul.

Pour faire de même pour le nom de famille, nous allons cliquer sur la cellule D2. Ensuite, nous allons cliquer sur l’onglet « Données » et sélectionner l’option « Remplissage Flash ». Excel remplira alors automatiquement la colonne D avec les noms de famille séparés des enregistrements de la colonne B.