Microsoft Outlook, que beaucoup d'entre nous considèrent encore comme la norme en matière de messagerie professionnelle, a discrètement subi de nombreuses améliorations. Le client de messagerie n’est plus un endroit encombrant et statique qui nécessite constamment un effort manuel. Cette vieille idée selon laquelle vous devez accéder à un autre gestionnaire de tâches, une autre application de calendrier ou une autre plate-forme de communication est dépassée.
Le logiciel a mûri et est désormais conçu pour éliminer le temps perdu à passer d'une application à l'autre, à rechercher un contexte perdu ou à se soucier des connexions au serveur. Si vous ne le saviez pas, vous seriez surpris du nombre de fonctionnalités qui ont été mises à jour au fil des années.
Le volet latéral Ma journée
Vous pensez peut-être encore que la barre latérale n'est là que pour vérifier rapidement vos réunions à venir sans quitter vos e-mails, mais Microsoft a considérablement amélioré son utilité en la liant profondément à Microsoft To Do. Cette configuration transforme le volet Ma journée d'un simple mini-calendrier statique en un véritable espace de travail interactif qui relie en douceur votre communication et votre gestion des tâches.
La plus grande amélioration, et une chose que les gens manquent souvent, est la capacité de glisser-déposer fluide. C'est une mauvaise habitude courante d'utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches en gardant certains messages marqués comme non lus afin de ne pas les oublier. Cependant, vous pouvez désormais récupérer un e-mail directement à partir de votre liste de messages et le déposer directement dans l'onglet Tâches du volet Ma journée. Juste comme ça, il convertit immédiatement l’intégralité de l’e-mail en tâche.
Cela signifie que lorsque vous serez prêt à aborder l'élément, vous n'aurez pas à parcourir d'anciens fichiers pour trouver la conversation. Cliquer sur la tâche dans le volet Ma journée ouvre immédiatement cet e-mail spécifique, en enregistrant toutes les pièces jointes et l'historique du fil de discussion.
Mode hors ligne 2.0
J'étais sceptique à l'égard de New Outlook pour Windows, car il ressemblait à un simple wrapper de navigateur Web glorifié, mais les améliorations apportées à ses capacités hors ligne sont considérables. Avant, l’abandon de la connectivité signifiait pratiquement la fin de votre travail sur Outlook. Cela ne s'appelle pas Offline Mode 2.0, mais c'est comme ça.
Cela va bien au-delà de la simple lecture du texte mis en cache ; lorsque vous êtes hors ligne, vous pouvez désormais rechercher dans votre boîte de réception, marquer des messages et déplacer des e-mails vers des dossiers spécifiques. De plus, il a récemment augmenté le nombre de jours de courrier électronique à enregistrer localement de 7 jours à 30 jours, ce qui rend cette fonctionnalité beaucoup plus fiable lorsque vous voyagez.
La gamme de fonctionnalités hors ligne s'est considérablement élargie parallèlement à l'augmentation du stockage local. Vous n'êtes plus simplement obligé de rédiger des e-mails ; vous pouvez gérer les tâches de tri nécessaires telles que l'archivage, la suppression, l'épinglage et la catégorisation des messages.
Toutes vos modifications sont mises en file d'attente localement et synchronisées automatiquement lorsque la connectivité est restaurée. Vous pouvez également enfin interagir avec les pièces jointes hors ligne.
« Annuler l'envoi » intelligent (jusqu'à 10 secondes)
Annuler l'envoi était autrefois une fonctionnalité expérimentale assez difficile à trouver, mais il s'agit désormais d'un filet de sécurité standard pour tous ceux qui ont éprouvé la panique d'appuyer sur Envoyer trop tôt. Contrairement à l'ancienne fonction de rappel de message, qui tente de récupérer un e-mail une fois qu'il est déjà arrivé dans la boîte de réception d'un destinataire, Smart Undo Send fonctionne comme un délai côté client. Cela empêche en fait l’e-mail de quitter votre boîte d’envoi.
Vous devez l'activer, mais cela en vaut la peine. Accédez à vos paramètres en cliquant sur l’icône d’engrenage et en accédant à Mail. Sélectionnez Composer et répondre, puis utilisez le curseur pour définir votre délai préféré. J'aime 10 secondes, mais si vous n'êtes pas dans une position où chaque seconde compte, réglez-la un peu plus tard pour avoir plus de temps.
Une fois que vous avez appuyé sur Envoyer, une invite discrète apparaît en bas de votre écran avec « Envoi » et un bouton d'annulation cliquable. C'est une fonctionnalité intéressante, surtout si vous réalisez que vous avez oublié une pièce jointe juste après avoir appuyé sur le bouton.
Boîtes aux lettres partagées en tant que vrais comptes
Les boîtes aux lettres partagées ont toujours semblé être une réflexion secondaire. Ils étaient simplement enfouis profondément dans une configuration de dossiers déroutante ou cachés dans un menu séparé, vous obligeant à constamment cliquer d'avant en arrière juste pour les vérifier.
Si vous disposez du nouveau Outlook pour Windows, cette boîte aux lettres partagée passe d'un maigre dossier à un véritable compte autonome. Cela extrait la boîte aux lettres directement de cette zone partagée et la place au même niveau visuel que votre compte principal dans le volet des dossiers. Vous obtenez une distinction visuelle claire et un accès instantané sans avoir à faire défiler tout le contenu de vos e-mails personnels.
Une fois qu'il s'agit d'un compte, la boîte aux lettres partagée obtient un contrôle indépendant sur les paramètres qui étaient auparavant verrouillés sur le profil de l'utilisateur principal ou qui n'étaient tout simplement pas disponibles du tout. Par exemple, vous pouvez désormais définir des préférences de notification spécifiques. Outre les notifications, traiter ces comptes de cette manière vous permet de gérer des règles, de configurer des réponses automatiques spécifiques et de définir des catégories uniquement pour ce contexte partagé.
Cela rend également la gestion des signatures beaucoup plus facile, permettant aux délégués de conserver des signatures uniques pour l'identité partagée sans corrections compliquées et ennuyeuses. De plus, vous bénéficiez d'un accès direct aux archives en ligne de la boîte aux lettres. En supprimant la dépendance de la boîte aux lettres partagée sur les paramètres de votre profil, Microsoft a réussi à la transformer d'un simple emplacement de stockage passif en un espace de travail entièrement fonctionnel. Cela rétablit l’efficacité et le contrôle dont les utilisateurs expérimentés avaient réellement besoin dans les anciennes versions du logiciel.
Recherche avancée avec « Personnes récentes »
La recherche d'Outlook est passée discrètement du stade d'index de mots clés statiques ennuyeux à celui de ce moteur intelligent qui essaie de deviner ce que vous voulez avant de commencer à taper. Lorsque vous cliquez sur la barre de recherche aujourd'hui, vous ne verrez pas de champ vide attendant des termes de recherche compliqués. Au lieu de cela, le système vous montre immédiatement une liste des personnes avec qui vous avez récemment envoyé un message.
Cela exploite l’apprentissage automatique intelligent du substrat Microsoft 365 pour examiner votre façon de communiquer, en proposant des suggestions sans requête de la part des personnes avec lesquelles vous travaillez le plus. Ce qui est intéressant, c'est que lorsque vous sélectionnez quelqu'un dans cette liste, Outlook filtre instantanément l'intégralité de votre boîte de réception pour chaque interaction.
C'est idéal pour l'efficacité de la boîte de réception, car vous n'avez pas besoin de vous souvenir en premier de ces noms de fichiers vagues ou de ces lignes d'objet qui disparaissent toujours de votre mémoire. Au lieu de vous faire essayer d'écrire une requête dans une base de données, le système utilise une recherche intelligente et un classement sémantique pour comprendre que lorsque vous recherchez une personne, vous devez en réalité voir tout le travail qui la concerne.
Ces mises à jour ne sont pas de simples ajustements mineurs. Ils changent la façon dont l'ensemble de l'application se sent et la rapidité avec laquelle vous pouvez faire avancer les choses. Outlook n'est plus seulement un client de messagerie ; c'est tout un espace de travail cohérent. Cette nouvelle approche signifie que le logiciel travaille plus dur et plus intelligemment en arrière-plan, anticipant vos besoins et facilitant le déplacement entre vos tâches, votre calendrier et votre boîte de réception.
Si vous en avez assez que Google mette constamment des fonctionnalités d'IA dans tout et que vous souhaitez revenir à une plateforme qui se concentre sur son travail, Outlook est toujours là. D'après mon expérience, ce n'est plus un casse-tête et je suis heureux d'avoir maintenu mon compte en direct.
Vous pouvez lire l’article original (en Angais) sur le blogwww.howtogeek.com