L’espace de travail numérique moderne s’éloigne des applications et des fichiers séparés pour se tourner vers un espace de travail unique et partagé. Les composants Microsoft Loop résolvent le problème majeur du basculement entre les outils et de la perte d'informations, en particulier dans les discussions d'équipe, mais les commandes Loop sont la façon dont vous les invoquez.
Au lieu de quitter le chat pour rechercher des notes ou des documents, Loop transforme le chat en lieu de travail principal, qui transforme un simple texte en espaces directs, partagés et modifiables. L’utilisation de Loop aide les équipes à construire des choses ensemble sans s’arrêter et garantit que tout le monde regarde les mêmes informations correctes.
Les composants de boucle sont importants dans les discussions d'équipe
La collaboration traditionnelle signifie généralement des messages statiques qui vieillissent rapidement ou disparaissent simplement dans un fil de discussion chargé. Loop dépose des modules de contenu fluides et dynamiques directement dans votre conversation. Pour y parvenir rapidement, vous utilisez un composant Loop, qui est un raccourci clavier très pratique conçu pour accélérer les choses sans vous obliger à parcourir un tas de menus.
Ce composant vous permet de créer des choses ensemble en temps réel, permettant à votre équipe d'organiser ses pensées, de suivre les progrès ou de compiler des données dans une seule bulle de discussion. Dans les environnements de discussion standard, les fils de discussion et les réponses peuvent rapidement devenir confus, ce qui conduit à des discussions fragmentées et à des informations désorganisées.
Il s’agit de l’outil ultime de collaboration en équipe. Lorsque vous utilisez un composant Loop pour envoyer un module, tous les participants au chat peuvent intervenir pour le modifier en ligne, voyant ainsi les modifications de chacun se produire en temps réel. Cela crée un espace centralisé et interactif. Étant donné que le composant lui-même est toujours actif et à jour, vous vous assurez que tout le monde consulte les mêmes données, les plus récentes.
Il n'est plus nécessaire de parcourir les historiques de discussion pour trouver la dernière version d'un document ou d'attendre que quelqu'un compile des commentaires plus tard. De plus, les composants Loop aident les équipes à éviter cette habitude de changement constant de contexte qui épuise la productivité. Au lieu de quitter votre conversation Teams pour ouvrir un traitement de texte, un outil de gestion de projet ou une feuille de calcul distinct, vous pouvez effectuer toutes ces tâches là où la conversation se déroule activement.
Que vous attribuiez des actions avec des dates d'échéance, que vous rédigiez des procès-verbaux de réunions ou que vous fassiez du crowdsourcing d'idées, le composant Loop permet à votre équipe de s'en tenir au chat. Étant donné que ces composants sont automatiquement enregistrés sur votre OneDrive et synchronisés de manière transparente dans l’écosystème Microsoft 365, ils sont faciles à suivre pour toute l’équipe.
Comment créer des composants de boucle / des commandes de boucle
Pour lancer un composant Loop, rendez-vous dans la zone de discussion où vous tapez habituellement un message. Juste sous la zone de texte, vous verrez l'icône Boucle. Cliquez dessus et vous verrez un menu apparaître avec un tas de modèles de composants différents, tous conçus pour répondre à tous les besoins de votre équipe pour une discussion collaborative.
Que vous organisiez des données dans un tableau collaboratif, gériez des tâches quotidiennes avec une liste de contrôle, suiviez les étapes d'un projet à l'aide d'un outil de suivi des progrès ou co-créiez du texte dans un simple paragraphe, il existe un modèle pour cela.
Si vous êtes un adepte des raccourcis clavier, tapez /loop directement dans la zone de rédaction et appuyez sur Entrée. Il affichera instantanément ces modèles sans même avoir besoin de saisir votre souris. Après avoir choisi une mise en page, c'est une bonne idée de personnaliser le brouillon.
Donnez-lui un titre clair et ajoutez du contenu initial pour aider à concentrer votre équipe avant de l'envoyer. Une fois que vous avez configuré la structure du composant, cliquez sur Envoyer. Il sera intégré directement au chat, permettant à tous les participants à la conversation de commencer à modifier le contenu directement.
Vous voudrez vous assurer que les bonnes personnes disposent du bon niveau d’accès. Par défaut, lorsque vous envoyez un composant Loop dans une discussion, il peut permettre à toute personne de votre organisation disposant du lien de modifier le contenu. Pour modifier cela, cliquez simplement sur le texte d'autorisation en haut du composant Loop. Dans ce menu, vous pouvez verrouiller l'accès à des personnes spécifiques ou modifier les autorisations de « peut modifier » à « peut afficher » si vous souhaitez que certaines personnes voient les informations sans les manipuler.
Meilleures façons d'utiliser les composants Loop
Si vous recherchez l'un des meilleurs moyens d'utiliser les composants Microsoft Loop dans vos discussions Teams, vous devriez envisager de modifier la façon dont vous gérez les ordres du jour et les notes des réunions. Cet outil vous permet de co-créer des ordres du jour, de rédiger des procès-verbaux de réunion en temps réel et d'attribuer des tâches de suivi en un seul endroit auquel tout le monde peut accéder immédiatement. Vous pouvez vous organiser avec Microsoft Loop en utilisant ces blocs centralisés pour le brainstorming et la planification en équipe.
Lorsque vous insérez un élément Loop dans une invitation à une réunion ou dans une discussion, votre équipe peut se débarrasser de ces documents statiques déroutants et obsolètes. Au fur et à mesure que les gens modifient l’ordre du jour ou ajoutent des notes pendant la réunion, chaque modification est mise à jour dans l’écosystème Microsoft 365.
Une autre excellente façon d'utiliser les composants Loop consiste à suivre les étapes du projet avec des listes de tâches en direct et des tableaux Kanban. La liste des tâches permet à plusieurs personnes d'ajouter, de modifier et de cocher des éléments en même temps, ce qui facilite grandement le suivi des progrès. Vous pouvez facilement attribuer des responsabilités en utilisant simplement une @mention.
Cela envoie un ping à la personne désignée, afin qu'elle sache exactement quoi faire et quand cela doit être fait. Ces tâches fonctionnent bien avec des outils tels que Microsoft Planner et To Do. Quelqu'un peut marquer une tâche terminée sur son téléphone, et cette progression apparaît instantanément partout où le composant est partagé.
Pour les défis de gestion de projet plus importants, le composant Tableau Kanban permet aux équipes de suivre les flux de travail à travers différentes étapes. Vous pouvez même configurer des colonnes de métadonnées personnalisées pour garder un œil sur les risques, les phases et les priorités. Vous pouvez également utiliser un tableau de rapport d'état. C'est un excellent moyen de garder un œil sur les livrables, les propriétaires et les dates d'échéance dans un format vraiment visible, et personne n'a besoin d'apprendre une toute nouvelle application de gestion de projet.
Au-delà de la simple gestion de projets, les composants Loop brillent vraiment lorsque vous essayez de rassembler des idées ou d'obtenir des commentaires démocratiques d'équipe. La fonction de table de vote offre à chacun un espace pour réfléchir à de nouveaux concepts, présenter les avantages et les inconvénients de différentes idées et même voter directement dans le chat.
Rendre les outils de communication interactifs change la façon dont les équipes travaillent. Au lieu de passer d'une application à l'autre, de rechercher des fichiers et de compiler des commentaires, les composants de boucle constituent un espace interactif de collaboration. Cela place toutes vos données au même endroit, élimine toute confusion concernant les différentes versions et permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde concernant les objectifs et les progrès.
L'application principale s'améliore au fil du temps, tout comme l'intégration de Team Chat. Cela accélère la prise de décision et rend les opérations plus fluides. Les outils sont très faciles à configurer et si vous ne les avez jamais utilisés auparavant, vous allez probablement ouvrir un tout nouveau monde à votre équipe.
Vous pouvez lire l’article original (en Angais) sur le sitewww.howtogeek.com