Taxes de nounou, paperasse et plus

Donc, vous avez embauché une nounou. Contrairement à votre nièce de 15 ans qui vous facture 10 $ de l’heure et autant de glace dans le réfrigérateur qu’elle veut garder votre enfant une soirée, votre nounou est une professionnelle et devrait être payée comme telle. Cela signifie comptabiliser les éléments de paie tels que les impôts et les avantages sociaux. Cela offre des protections et des primes à long terme pour vous et la personne que vous employez. La nounou a accès à des avantages tels que l’assurance-maladie et la sécurité sociale, alors que vous savez que vous avez tout bouclé – y compris les taxes de nounou – le 15 avril.

Alors, comment payez-vous une nounou de la bonne manière et quels documents doivent être remplis ? Voici ce que vous devez savoir.

Taxes de nounou et comment les payer

Si vous prévoyez de payer votre nounou plus de 2 200 $ par an – ou une moyenne d’au moins 183 $ par mois – vous devez payer des impôts. Et, oui, vous devriez les payer. En fait, vous et votre nounou êtes dans une meilleure position lorsque vous payez et déclarez des impôts – avec des allégements fiscaux pour vous et des avantages pour eux. C’est aussi la loi.

« Nous ne le faisons pas seulement pour respecter la loi, mais parce que c’est la chose moralement juste à faire », déclare le père et expert en droit du travail Michel Oswalt, professeur associé au Northern Illinois University College of Law. « Les nounous sont des employés, pas des entrepreneurs indépendants. »

Étant donné que toutes nos protections en matière d’emploi dépendent du statut d’emploi, ajoute Oswalt, la mauvaise classification d’une nounou leur refuse les quelques protections de filet de sécurité qui existent. « Le travail de soins à domicile est déjà précaire et souvent mal rémunéré », dit-il. « Une mauvaise classification aggrave la vulnérabilité. » Pourquoi faire ça à n’importe qui, surtout à quelqu’un qui s’occupe de votre enfant ?

Payer des impôts de nounou permet à votre nounou de bénéficier de subventions pour les soins de santé, d’allocations de chômage si elle perd son emploi sans faute de sa part (c’est-à-dire une pandémie), d’antécédents professionnels vérifiables pour demander des prêts, et de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie pour sa retraite.

En plus des économies d’impôt potentielles, le paiement des impôts de nounou vous permet de vous reposer tranquillement que l’IRS ne viendra pas frapper. Si vous êtes pris pour ne pas avoir payé – comme lorsque votre ancienne nounou demande le chômage après que votre enfant est entré à l’école à plein temps et que le bureau du chômage constate que vous n’avez payé aucun impôt – vous pouvez vous attendre à un audit, des arriérés d’impôts plus des pénalités et des intérêts, et éventuellement des frais d’évasion fiscale. Cela ne finit bien pour personne.

Comment payer une nounou : paiement, paperasse et taxes

Maintenant que vous êtes convaincu que vous devriez payer des taxes de nounou, il y a un peu de paperasse à régler. Bien que cela dépende, le scénario le plus probable est que la paperasserie est nécessaire pour les impôts fédéraux et étatiques.

« De nombreuses lois sur l’emploi varient d’un État à l’autre, de sorte que les protections fournies par le statut d’employé peuvent différer », déclare Oswalt. Par exemple, dans l’Illinois où Oswalt réside, il est tenu de fournir à leur nounou un congé de maladie payé. Ce n’est pas vrai ailleurs.

Un service comme HomePay de Care.com s’occupera de la plupart des détails (dépôt direct, génération du W-2, répartit toutes les taxes, vous dira si vous devez acheter la rémunération des travailleurs, etc.), mais si vous optez pour la voie du bricolage, c’est important suivre ces étapes :

1. Obtenez un EIN et remplissez un I-9, un W-4 et un formulaire de retenue d’État

En tant qu’employeur de votre nounou, vous avez besoin d’un numéro d’identification d’employeur fédéral (EIN). Faites une demande en ligne. Votre nounou doit remplir un I-9un formulaire fédéral W-4 (PDF)et un formulaire de retenue d’état si votre état perçoit l’impôt sur le revenu.

2. Payez le salaire de votre nounou

Comptabilisez les heures de votre nounou, multipliez-les par son taux horaire et ajoutez la rémunération des heures supplémentaires pour obtenir le montant brut (avant impôts) que vous devez. Soustrayez les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie, les impôts sur le revenu et tout autre impôt national ou local pouvant s’appliquer – généralement environ 10% du salaire brut. Le net est le salaire net de votre nounou, alors coupez ce chèque.

3. Payer les taxes de nounou

Ce que vous avez déduit du salaire de votre nounou est ce que vous devez envoyer à l’IRS et à l’agence fiscale de votre état. Payez vos impôts fédéraux estimés (1040) en ligne ou par la poste — faites-le tous les trois mois pour éviter les pénalités et les intérêts pour sous-paiement. Les exigences de votre état peuvent différer, alors vérifiez-les et payez-les également si nécessaire.

4. Préparation pour la déclaration de revenus

Une fois l’année terminée, vous devrez remplir quelques formulaires supplémentaires pour la date limite d’impôt d’avril. Fournissez à votre nounou un W-2 pour leurs déclarations de revenus et déposer un W-2 Copie A et W-3 auprès de la Social Security Administration. Vous devrez peut-être également remplir un formulaire de rapprochement annuel si votre état l’exige. Enfin, vous devrez soumettre un Annexe Hqui vous permet de déclarer les impôts sur l’emploi des ménages avec votre déclaration de revenus fédérale.

Utiliser une Nanny Share ? Voici comment fonctionnent les taxes et les paiements

Utilisez-vous un service de partage de nounou pour partager les frais de garde d’enfants avec une autre famille ? Vous devrez tous les deux suivre les étapes ci-dessus pour vous établir en tant qu’employeurs familiaux auprès de l’IRS et de votre État, payer la nounou séparément, et retenir et verser les taxes appropriées à l’IRS et à l’État. Et assurez-vous que les taux combinés que vous payez correspondent au salaire minimum de votre région.

Le respect des règles lorsqu’il s’agit de payer une nounou ou un gardien équitablement et dans les livres garantit qu’ils reçoivent tous les avantages légaux du travail qu’ils font. Ces employés deviennent souvent des membres de la famille ; il est important de veiller à ce qu’ils reçoivent le maximum que vous pouvez donner.