7 conseils pour structurer et organiser un texte dans Word

Microsoft Word est étonnamment flexible et vous permet de positionner vos mots, lignes et paragraphes exactement comme vous le souhaitez. Le problème, cependant, est que différents outils se trouvent à différents endroits dans l'interface du programme. Nous avons donc compilé quelques-uns des conseils les plus pratiques dans un seul article pratique !

Certaines des captures d'écran de cet article contiennent des symboles tels que •, ° et ¶ (appelés caractères non imprimables car ils ne s'affichent pas lorsque vous imprimez votre document). Ils sont activés et désactivés en appuyant sur Ctrl+Maj+8 et vous aident à voir comment votre texte est structuré et organisé.

Espaces insécables

Comme son nom l'indique, un espace insécable entre les mots garantit qu'ils ne se séparent pas sur deux lignes. Il existe parfois des situations où vous souhaitez conserver ensemble certaines chaînes de texte, comme le prénom et le nom d'une personne, le mois et le jour d'une date ou l'indicatif régional, le préfixe et le numéro d'abonné d'un numéro de téléphone.

Par exemple, dans le texte ci-dessous, il semble étrange de séparer les dates d’avril et du 22.

Pour corriger cela, supprimez l'espace entre les mots que vous souhaitez conserver ensemble et, avec votre curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter l'espace insécable, appuyez sur Ctrl+Maj+Espace. Vous verrez alors ces deux parties réunies sur la même ligne.

Prenez l'habitude d'utiliser ce raccourci clavier entre les éléments que vous souhaitez conserver ensemble, même s'ils n'apparaissent pas actuellement en fin de ligne. Ainsi, si vous changez de police ou de taille de police, vous pouvez être sûr qu'ils ne seront pas répartis sur deux lignes.

Cela dit, n'utilisez pas trop d'espaces insécables, surtout si vous utilisez un alignement justifié, car cela perturbe les efforts de Word pour espacer vos lignes de manière uniforme et force les mots à se regrouper sur une seule ligne. Par conséquent, même s'ils constituent un outil utile, utilisez-les avec parcimonie et uniquement lorsque cela est absolument nécessaire.

Césure automatique

Utile si vous rédigez un document universitaire complexe avec des dizaines de mots longs ou des colonnes étroites, comme dans un article de journal, la césure automatique est le moyen utilisé par Word pour espacer vos mots de manière plus uniforme.

Dans l'exemple ci-dessous, étant donné que le paragraphe contient de nombreux mots longs, son espacement est désordonné et incohérent, laissant des espaces disgracieux.

De même, si vous utilisez des colonnes étroites dans votre document, Word aura du mal à maintenir un espacement cohérent car il essaiera de comprendre comment naviguer dans la largeur limitée. Notez le grand espace entre les mots sont et traditionnellement.

L'activation de la césure automatique résoudra ce problème. Placez votre curseur n'importe où dans votre document Word, ouvrez l'onglet « Mise en page » et cliquez sur « Césure ». Dans le menu déroulant, cliquez sur « Automatique ».

Vous verrez alors certains mots se répartir sur deux lignes, ce qui donnera un espacement plus cohérent et un document présenté de manière plus esthétique.

Si vous n'êtes toujours pas satisfait de l'espacement et de la disposition de vos mots, cliquez sur « Manuel » dans le menu Césure pour positionner les tirets manuellement.

Sauts de page et de section

En tant que correcteur universitaire, j'ai perdu le compte du nombre de fois où j'ai vu des gens commencer une nouvelle page en appuyant plusieurs fois sur Entrée. De même, si les gens veulent diviser un paragraphe en deux colonnes tout en conservant la mise en page d'origine dans le reste du document, ils peuvent utiliser un tableau à deux colonnes. Ces deux méthodes sont structurellement peu sûres. En d'autres termes, si l'on modifie ultérieurement la taille de la police ou si l'on ajoute ou supprime du contenu dans des parties antérieures de son travail, cela perturbera la mise en page du document.

Une fois que vous avez compris leur fonctionnement, les sauts de page de Word sont un outil précieux pour contrôler la mise en page de votre document, ajoutant une barrière entre les différentes sections de votre travail.

Commencez par activer les caractères non imprimables de Word (l'icône ¶ dans l'onglet Accueil du ruban). Ensuite, accédez à l'onglet « Disposition » et cliquez sur « Sauts de page ».

Explorons chacune de ces options plus en détail.

Saut de page

L'ajout d'un saut de page vous permet de passer à la page suivante du document, même si vous n'avez pas nécessairement atteint la fin de la page précédente. Cela est utile si, par exemple, vous avez une page de sommaire au début de votre travail et que vous souhaitez commencer le corps du texte sur la page suivante, ou si vous avez une bibliographie à la fin du document que vous souhaitez séparer des pages précédentes.

Si vous avez activé les numéros de page, ils continueront comme d'habitude et toute mise en forme générale que vous apportez à la mise en page d'un côté du saut de page (comme l'orientation de la page ou le format du papier) s'appliquera à l'autre.

Saut de colonne

Si vous avez utilisé des colonnes dans votre travail (Mise en page > Mise en page > Colonnes), un saut de colonne déplacera votre curseur (ou le texte après le saut de colonne) vers la colonne suivante.

L'ajout d'un saut de colonne dans la dernière colonne de votre document forcera Word à démarrer une nouvelle page et à déplacer le texte vers une nouvelle colonne de cette page. Si vous n'avez pas utilisé de colonnes dans votre document, un saut de colonne agira de la même manière qu'un saut de page.

Rupture de texte

Si du texte est enroulé autour d'une image, l'outil d'habillage de texte du menu Sauts mettra fin à l'habillage et déplacera votre curseur vers la première ligne sous l'image.

Vous pouvez utiliser cet outil si le texte entourant l’image correspond à ce que l’image montre, tandis que le paragraphe suivant porte toujours sur le même sujet mais ne traite pas du contenu de l’image.

Page suivante et sauts de section continus

Les sauts de section sont plus définitifs que les sauts de page, vous permettant de formater chaque section d'un document séparément.

Par exemple, vous pouvez utiliser des colonnes dans une section, mais pas dans la section suivante. Si vous utilisez un saut de page, les colonnes continueront sur la page suivante, mais un saut de section indique à Word que vous souhaitez uniquement que les colonnes apparaissent dans cette section. De même, l'ajout d'un saut de section signifie que vous pouvez utiliser des pieds de page ou des numéros de page différents pour différentes parties de votre travail, par exemple dans un document juridique ou universitaire.

Un saut de section de page suivante termine la section actuelle et passe à la page suivante, tandis qu'un saut de section continu démarre la section suivante sur la même page.

La capture d'écran ci-dessous montre un saut de section continu et un saut de colonne sur la même page. Le saut de section me permet d'utiliser deux colonnes dans la section suivante, tandis que le saut de colonne m'aide à diviser mon texte en deux colonnes de taille appropriée.

Sauts de section de page paire et de page impaire

Ces types de sauts sont entièrement stylistiques et souvent utilisés dans les livres. Par exemple, si vous souhaitez que chaque nouveau chapitre d'un roman commence sur une page paire, vous utiliserez le saut de section de page paire.

Continuer avec la suite

Cet outil précieux conserve un paragraphe ou un titre à côté du paragraphe suivant, utile si un saut de page naturel les séparerait autrement.

Dans l’exemple de CV ci-dessous, la puce semble inhabituelle en elle-même en haut de la page 2. Il serait préférable qu’elle reste avec les deux lignes de texte qui sont restées sur la page précédente.

Notez le petit marqueur de pagination à côté du L'expérience professionnelle titre. Cela m'indique qu'il est automatiquement formaté pour rester avec le texte directement en dessous, ce qui se produit automatiquement lorsque vous utilisez un style de titre.

Cependant, la ligne suivante, commençant Comment faire pour les geeksest écrit en utilisant le style Normal, il n'a donc pas ce marqueur de pagination. Nous devons donc indiquer manuellement à cette ligne de rester avec la ligne suivante.

Pour ce faire, cliquez n’importe où sur la ligne de texte que vous souhaitez conserver avec la ligne suivante, puis cliquez sur l’icône « Paramètres de paragraphe » dans l’onglet Accueil du ruban.

Ensuite, dans la boîte de dialogue Paragraphe, ouvrez l'onglet « Lignes et sauts de page » et cochez « Conserver avec le suivant » avant de cliquer sur « OK ».

Vous verrez alors les lignes se rapprocher les unes des autres, de sorte qu'elles ne sont pas affectées par le saut de page naturel. Notez également que Word a ajouté un marqueur de pagination pour vous indiquer que vous avez modifié les paramètres de paragraphe.

Dans la même boîte de dialogue Paragraphe (appuyez sur Alt+H+P+G pour l'ouvrir rapidement), vous disposez d'autres outils utiles pour contrôler votre mise en paragraphes :

• Contrôle des veuves/orphelins—Cette option empêche la première ligne d'un paragraphe d'apparaître seule à la fin d'une page et la dernière ligne d'un paragraphe d'apparaître seule au début de la page suivante. Au lieu de cela, elle garantit qu'au moins deux lignes restent ensemble.
• Gardez les lignes ensemble—Si vous souhaitez forcer toutes les lignes d’un paragraphe à rester ensemble, plutôt que de les diviser sur deux pages, cette option est faite pour vous.
• Saut de page avant—C’est une bonne option pour garantir qu’un paragraphe reste toujours en haut d’une page, peu importe où il se trouve dans votre document.

---

En plus de mieux contrôler la structure de votre document, consultez nos conseils utiles pour présenter votre travail de manière professionnelle.