Comment réparer rapidement les fichiers CSV dans Excel à l'aide de Power Query

Les applications Web adorent exporter des fichiers CSV, mais elles ne fonctionnent pas toujours bien avec Excel. Les zéros non significatifs disparaissent, les dates sont interrompues et les champs de texte fusionnent. La plupart des gens perdent du temps à résoudre ces problèmes manuellement, même si Excel inclut un outil Power Query intégré qui nettoie et remodèle automatiquement les données désordonnées en quelques secondes.

Power Query apprivoise instantanément les fichiers CSV désordonnés

Réparer automatiquement les données cassées

Crédit : Lucas Gouveia/How-To Geek

Le secret d'un nettoyage de fichiers sans effort réside dans Power Query, l'outil de Microsoft permettant d'importer et de remodeler des données dans Excel. Considérez-le comme un moteur de nettoyage de données intégré qui gère le travail fastidieux à votre place. Au lieu de corriger les erreurs cellule par cellule dans une feuille de calcul, vous définissez les étapes dans une fenêtre d'édition distincte. Votre CSV d'origine reste intact car Power Query importe et transforme uniquement une copie.

Power Query enregistre vos transformations sous forme d'étapes réutilisables qui s'exécutent à nouveau chaque fois que vous actualisez la requête. Parce qu'il mémorise tout ce que vous faites, les futures importations avec la même mise en page peuvent être mises à jour en cliquant simplement sur Données > Actualiser tout. Excel réapplique ensuite automatiquement toutes vos étapes, éliminant ainsi le nettoyage répétitif CSV de votre flux de travail.

Étape 1 : Importez vos fichiers CSV dans Excel de manière intelligente

Commencer par le bon processus d’importation

Pour nettoyer correctement vos fichiers, vous devez les importer via les outils de données d'Excel au lieu de simplement double-cliquer sur le fichier CSV.

Voici le flux de travail :

1. Ouvrez un classeur vierge et accédez au Données languette.

2. Cliquez Obtenir des données > À partir d'un fichier > À partir de texte/CSV.

3. Localisez et sélectionnez le fichier CSV, puis cliquez sur Importer.

4. Examinez la fenêtre d'aperçu pour vous assurer qu'Excel a correctement détecté le délimiteur (généralement une virgule). Si les données ne sont pas correctement divisées en colonnes, modifiez le délimiteur.

5. Cliquez Transformer les données.

Cela ouvre l’espace de travail de l’éditeur Power Query où tout le nettoyage s’effectue avant que les données n’atteignent Excel.

Étape 2 : Nettoyer le formatage CSV en quelques clics

Nettoyer les déchets

Une fois l’éditeur Power Query ouvert, vous pouvez commencer à résoudre les problèmes qui rendent généralement difficile l’utilisation des fichiers CSV bruts.

Voici quelques-unes des actions de nettoyage les plus utiles que vous puissiez effectuer :

Diviser les noms complets

1. Cliquez avec le bouton droit sur Nom et prénom colonne.

2. Choisir Fractionner la colonne > Par délimiteur.

3. Choisir Espace pour séparer la colonne en noms et prénoms, puis cliquez sur D'ACCORD.

4. Double-cliquez sur les nouveaux en-têtes de colonnes pour les renommer.

Corriger les formats de date incohérents

Cliquez sur l'icône du type de données dans le Date de commande en-tête de colonne et définissez-le sur Date.

Étant donné que cette colonne contient des formats de date mixtes (États-Unis, UE et texte), Power Query peut ne pas interpréter correctement chaque valeur. Par conséquent, certaines cellules de cette colonne afficheront Erreurtandis que le reste de la ligne reste intact.

N'essayez pas de corriger manuellement chaque date invalide. Gardez l'ensemble de données utilisable et continuez d'abord à nettoyer les autres champs. Vous pouvez gérer ou filtrer les dates non valides ultérieurement lors de l'analyse ou du reporting.

Système d'exploitation

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Conserver les codes postaux et les identifiants de produits

Si les codes postaux comme 02138 ou les ID de produit comme 000245 perdent les zéros non significatifs, Power Query a probablement déduit un type numérique lors de l'exécution automatique. Type modifié étape.

Pour résoudre ce problème :

1. Dans le Volet Étapes appliquéessélectionnez le premier Type modifié étape.

2. Cliquez sur l'icône du type de données dans les en-têtes de colonnes concernés et sélectionnez Texte.

3. Si vous y êtes invité, cliquez sur Insérer pour ajouter l'étape intermédiaire.

4. Enfin, cliquez sur Remplacer le courant pour mettre à jour l'étape existante au lieu d'en créer une nouvelle.

Les zéros non significatifs sont désormais correctement conservés lorsque les données sont chargées dans Excel.

Supprimer les colonnes inutiles

Pour que l'ensemble de données reste concentré sur des champs utiles tels que les données client, commande et produit :

1. Prise Ctrl tout en sélectionnant le Région et Notes internes colonnes.

2. Cliquez avec le bouton droit sur l'une des colonnes sélectionnées et choisissez Supprimer des colonnes.

Charger l'ensemble de données nettoyé

Une fois que vous êtes satisfait de l'apparence de vos données, cliquez sur Fermer et charger dans l'onglet Accueil pour charger le fichier nettoyé Sales_Report_January.csv dans Excel sous forme de tableau structuré.

À ce stade, vous avez transformé un fichier CSV brut en quelque chose d'utilisable en quelques secondes.

Conseil de pro : combinez plusieurs rapports CSV sur une seule feuille

Automatisation des fusions répétitives

Au lieu de répéter les étapes de nettoyage, Power Query peut appliquer la même logique de transformation sur plusieurs fichiers CSV d'un dossier.

Tout d’abord, suivez ces étapes pour connecter Excel au dossier contenant vos rapports :

1. Dans un nouveau classeur Excel, cliquez sur Données > Obtenir des données > À partir d'un fichier > À partir d'un dossier.

2. Sélectionnez le dossier dédié contenant les deux fichiers CSV.

3. Cliquez Ouvrir.

Cela indique à Excel de traiter chaque CSV du dossier comme faisant partie d'un seul tableau combiné.

Ensuite, définissez comment les données combinées doivent être structurées :

1. Cliquez Combiner > Combiner et transformer des données.

2. Choisissez le fichier que vous souhaitez utiliser comme fichier exemple de fichier—généralement le premier ou le rapport le plus complet—et assurez-vous que le bon délimiteur est sélectionné (généralement une virgule) afin que les colonnes soient correctement séparées.

3. Cliquez D'ACCORD.

4. Dans l’éditeur Power Query, examinez les données combinées et effectuez nettoyage supplémentaire si nécessaire.

5. Cliquez Fermer et charger dans le Maison pour envoyer le rapport combiné et nettoyé vers une nouvelle feuille de calcul Excel.

À partir de là, chaque fois que vous déposez de nouveaux fichiers dans le dossier, cliquez simplement sur Données > Actualiser tout pour mettre à jour la requête.

L’avantage de l’analyse automatisée

Power Query gère deux des parties les plus difficiles du travail avec les données d'une feuille de calcul : nettoyer les importations CSV désordonnées et les transformer en tableaux structurés pour l'analyse. Cela vous aide à passer moins de temps à préparer les informations et plus de temps à les utiliser. Et surtout, c'est l'une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses personnes préfèrent Excel à Google Sheets et aux alternatives open source.