Cette fonctionnalité OneDrive sous-utilisée vous aidera enfin à vaincre le désordre papier

Vous cherchez à éviter l’encombrement papier mais vous n’avez pas de scanner pour numériser vos documents ? Au lieu de supprimer des fichiers potentiellement importants, vous pouvez télécharger l'application OneDrive et utiliser l'une de ses fonctionnalités les plus sous-utilisées : le scanner mobile.

Le scanner mobile de OneDrive aide à réduire l'encombrement physique

Parfois, il est important de conserver les originaux de certains documents, surtout s'ils sont médicaux, juridiques ou liés aux assurances. Mais de nombreux documents, tels que reçus, factures, rapports, formulaires et demandes, qui encombrent nos bureaux, boîtes et autres espaces de stockage, peuvent être numérisés pour libérer de l'espace.

L'application OneDrive vous permet de numériser des documents en prenant des photos puis en les stockant dans le cloud. De plus, OneDrive améliore leur lisibilité. Par exemple, il applique une correction de perspective pour les aligner correctement, et il ajuste également la luminosité et le contraste pour améliorer la qualité des documents décolorés ou mal imprimés.

La numérisation de documents avec l'application OneDrive facilite également leur partage. Vous pouvez également les organiser dans différents dossiers et sous-dossiers, créant ainsi un système de stockage qui n'est pas limité par l'espace physique.

Vous pouvez également trouver facilement les documents dont vous avez besoin sur OneDrive à l'aide de balises et de filtres grâce aux métadonnées qu'il crée lors de leur enregistrement. C'est mieux que de fouiller dans les tiroirs et les cartons pour retrouver un document que vous avez oublié il y a des mois.

Comment numériser vos documents avec le scanner mobile de OneDrive

Si vous ne disposez pas déjà de l'application OneDrive, vous pouvez la télécharger sur le Magasin d'applications ou jeu de Google. Une fois installée, lancez l'application et appuyez sur l'icône de l'appareil photo au milieu.

Placez le document dans le cadre de la caméra, en vous assurant que les informations importantes sont visibles. Ensuite, appuyez sur l'icône de cercle plein blanc pour prendre une photo.

Vous pouvez ajuster les bordures du document numérisé pour afficher uniquement les informations importantes. Ensuite, appuyez sur « Confirmer » dans le coin inférieur droit pour créer le document.

S'il s'agit d'un document de plusieurs pages, appuyez sur « Ajouter » et capturez la page suivante. Continuez ainsi jusqu'à ce que vous ayez capturé toutes les pages dont vous avez besoin.

Lorsque vous avez terminé, appuyez sur « Terminé » dans le coin inférieur droit. Donnez un nom au document, puis appuyez sur la coche bleue dans le coin supérieur droit pour l'enregistrer sur OneDrive.

OneDrive enregistrera le document au format PDF. À partir de là, vous pouvez facilement le partager avec d'autres personnes par e-mail ou en leur envoyant un lien vers le document.

Après avoir analysé les fichiers, assurez-vous de faire une petite organisation OneDrive pour que tout reste bien rangé. Utilisez des noms de dossier descriptifs, des conventions de dénomination de fichiers cohérentes, ainsi que des balises et des métadonnées pour faciliter la recherche et la récupération. Vous ne voulez pas vaincre l’encombrement physique, mais plutôt créer un encombrement numérique.