Les outils et fonctionnalités Microsoft Excel les plus utiles qui ne sont pas activés par défaut

Excel regorge de fonctionnalités de productivité, mais certains de ses outils les plus utiles sont masqués ou désactivés par défaut. Que vous souhaitiez une saisie de données plus rapide, de meilleurs tableaux de bord ou des outils d'analyse plus puissants, l'activation de quelques paramètres négligés peut transformer votre façon de travailler.

Prenez une image de données dynamiques

Excel comprend un outil Caméra cachée qui peut créer des instantanés dynamiques de vos données. L'outil vous permet d'afficher n'importe quelle plage sous forme d'image en direct n'importe où dans le classeur, ce qui le rend idéal pour créer des tableaux de bord et des pages de rapport qui se mettent à jour automatiquement à mesure que vos données changent.

Mais avant de pouvoir prendre un instantané, vous devez ajouter la commande à votre interface :

1. Faites un clic droit n'importe où sur le ruban Excel, et si vous voyez Afficher la barre d'outils d'accès rapidecliquez dessus. Si vous ne le faites pas, il est déjà activé.

2. Cliquez avec le bouton droit sur Barre d'outils d'accès rapide et choisissez Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide.

3. Basculez la liste des commandes vers Toutes les commandes.

4. Sélectionner Camérapuis cliquez sur Ajouter pour le déplacer vers le menu de droite.

5. Cliquez D'ACCORD.

Une fois l'icône visible sur votre barre d'outils :

1. Sélectionnez le gamme vous voulez capturer.

2. Cliquez sur le nouveau ajouté Caméra icône en haut de votre écran.

3. Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez coller l'image dynamique.

Vous pouvez déplacer et redimensionner l'instantané comme n'importe quelle autre image, et il se met automatiquement à jour chaque fois que les cellules source changent.

Paramètres de la barre d'état masqués

Créer un meilleur suivi des calculs

La barre d'état en bas d'Excel peut révéler des statistiques utiles sur les données sélectionnées. Par défaut, la mise en évidence d'un groupe de nombres vous montre uniquement leur somme de base, leur nombre et leur moyenne.

Vous pouvez considérablement étendre ce tracker pour afficher des mesures plus approfondies, vous évitant ainsi d'écrire des formules temporaires juste pour vérifier un point de données rapide. L'activation des bascules supplémentaires vous permet de voir les valeurs minimales et maximales, ainsi que le nombre d'entrées numériques dans la sélection.

Cela ne prend que quelques secondes :

1. Cliquez avec le bouton droit n'importe où sur l'espace vide du barre d'état en bas de la fenêtre Excel.

2. Dans le menu, recherchez la section contenant le métriques de calcul.

3. Cliquez Minimum, Maximumet Nombre numérique pour ajouter des coches à côté d'eux.

Désormais, chaque fois que vous sélectionnez une plage de nombres, Excel affichera ces statistiques supplémentaires dans la barre d'état.

Système d'exploitation

Windows, macOS, iPhone, iPad, Android

Essai gratuit

1 mois

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Insertion automatique du point décimal

Accélérer la saisie de données numériques

Si votre flux de travail quotidien implique la saisie de centaines de chiffres financiers ou de longues listes de centimes, la saisie manuelle des décimales peut vous ralentir. Excel comprend une bascule d'automatisation intégrée conçue spécifiquement pour gérer les décimales fixes pour vous.

Lorsqu'il est activé, vous pouvez saisir des flux continus de chiffres sur votre clavier à 10 touches sans points. Par exemple, taper « 1550 » devient automatiquement « 15,50 » lorsque vous appuyez sur Entrée. Contrairement au formatage monétaire ou comptable, qui modifie uniquement la façon dont les valeurs sont affichées dans les cellules sélectionnées, cette fonctionnalité modifie la façon dont Excel interprète chaque numéro que vous tapez, ce qui le rend utile pour les tâches de saisie de données volumineuses.

Voici comment l'activer :

1. Cliquez Déposer et choisissez Possibilités.

2. Ouvrez le Avancé languette.

3. Cochez la case en haut intitulée Insérer automatiquement un point décimal.

4. Ajustez le Lieux boîte de compteur si vous avez besoin d’autre chose que les deux décimales standard.

5. Cliquez D'ACCORD pour activer le mode de saisie rapide.

Désormais, chaque nombre que vous saisissez sera automatiquement formaté en utilisant le nombre de décimales que vous avez spécifié. N'oubliez pas de désactiver la fonctionnalité lorsque vous avez terminé, sinon Excel continuera à insérer des décimales dans les entrées futures.

Complément Solveur

Automatisez vos problèmes d'optimisation

Lorsque vous devez trouver le meilleur résultat pour un scénario complexe, comme maximiser les profits, minimiser les coûts ou allouer des ressources limitées, effectuer les calculs manuellement peut s'avérer difficile. Excel comprend un outil d'optimisation appelé Solveur qui gère automatiquement ces problèmes multivariables.

Microsoft laisse Solver désactivé par défaut pour garder le ruban déjà encombré propre, de sorte que la plupart des gens ne se rendent jamais compte qu'il est là. Une fois activé, il ajoute un package d'analyse dédié à vos outils de données qui évalue différentes combinaisons de valeurs pour trouver la meilleure solution en fonction des règles que vous fournissez.

Pour l'activer :

1. Allez au Déposer onglet et sélectionnez Possibilités.

2. Cliquez sur le Compléments catégorie à gauche.

3. Assurer le Gérer le menu déroulant en bas est défini sur Compléments Excelpuis cliquez sur Aller.

4. Cochez la case juste à côté Complément Solveur dans la liste contextuelle.

5. Cliquez D'ACCORD.

Une fois activé, ouvrez le Données onglet et cliquez Solveur pour définir un objectif, spécifiez quelles cellules Excel peut modifier et laissez Solver trouver le résultat optimal.

Pivot de puissance

Analysez facilement des ensembles de données plus volumineux

Les grands ensembles de données peuvent devenir difficiles à analyser efficacement avec les seuls outils de feuilles de calcul traditionnels. Microsoft inclut un puissant moteur de modélisation de données appelé Power Pivot, mais vous ne pouvez pas l'utiliser tant que vous ne l'avez pas activé en tant que complément.

L'activation de cette fonctionnalité vous permet d'importer des millions de lignes de données provenant de plusieurs sources dans un seul modèle de données. Il vous permet d'établir des relations entre plusieurs tables sans recourir à des formules de recherche complexes, ce qui facilite l'analyse de grands ensembles de données à grande échelle.

Pour commencer :

1. Cliquez sur le Déposer et ouvrez l'onglet Possibilités fenêtre.

2. Sélectionnez le Compléments catégorie dans la barre latérale gauche.

3. Développez le Gérer menu déroulant, sélectionnez Compléments COMet cliquez sur Aller.

4. Cochez la case à côté Microsoft Power Pivot pour Excel.

5. Cliquez D'ACCORD.

Vous pouvez alors passer au Pivot de puissance onglet pour ajouter des tables au Modèle de donnéescréez des relations entre les ensembles de données et créez plus efficacement des rapports à partir de grandes collections de données.

Rationalisation de votre flux de travail quotidien de feuille de calcul

Quelques changements rapides dans le menu peuvent rendre Excel beaucoup plus efficace et débloquer des outils dont vous n'aviez même pas réalisé l'existence. Une fois que vous avez activé ces fonctionnalités cachées, passez cinq minutes à créer un groupe d'onglets de ruban personnalisé pour personnaliser davantage Excel et garder vos commandes les plus utilisées à portée de main.