5 fonctionnalités Excel peu connues à essayer ce week-end (17-19 juillet)

La plupart d'entre nous utilisent chaque jour la même poignée de commandes Excel, négligeant les fonctionnalités conçues pour faciliter la gestion de nos feuilles de calcul. Ce week-end, explorez cinq joyaux cachés qui peuvent changer votre façon de travailler avec Excel.

Laissez Excel écrire vos formules pour vous

Une façon plus intelligente de résoudre les tâches répétitives

Vous n'en avez probablement jamais entendu parler Formule par exemple si vous avez tendance à utiliser l'application de bureau car elle n'est actuellement disponible que dans Excel pour le web. La bonne nouvelle est qu’Excel pour le Web est gratuit avec un compte Microsoft, donc tout le monde peut l’essayer.

Si vous avez déjà utilisé Flash Fill pour diviser des noms ou combiner du texte, Formule par exemple va encore plus loin. Plutôt que de simplement remplir des résultats statiques, il surveille ce que vous tapez et génère la formule Excel sous-jacente et modifiable nécessaire pour compléter les lignes restantes. Étant donné que les résultats sont alimentés par des formules, ils sont automatiquement mis à jour si vos données sources changent. Et si vos données sont formatées sous forme de tableau Excel, la formule se remplira également automatiquement lorsque vous ajouterez de nouvelles lignes.

L'une de mes choses préférées à propos de Formule par exemple est que vous pouvez inspecter la formule qu'elle crée et découvrir comment Excel a résolu le problème. C'est un excellent moyen de découvrir des fonctions sans avoir à déterminer vous-même la syntaxe.

Trouvez n'importe quelle feuille, tableau ou graphique en quelques secondes

La gestion de classeurs volumineux peut rapidement se transformer en un jeu fastidieux consistant à cliquer sur des dizaines d'onglets d'apparence identique. Le Volet de navigation-accessible via le Voir dans Excel pour Microsoft 365 sur Windows et Mac, ainsi que dans Excel pour le web, sert de répertoire consultable des éléments importants de votre fichier.

J'utilise le volet de navigation chaque fois que j'ouvre un classeur contenant plus d'une poignée de feuilles, car c'est généralement beaucoup plus rapide que de cliquer manuellement sur les onglets. En plus d'afficher les noms des feuilles, il indexe les tableaux, les graphiques, les tableaux croisés dynamiques, les images et les plages nommées, afin que vous puissiez découvrir et accéder à des parties d'un classeur dont vous ne vous souvenez peut-être même pas.

Taper quelques lettres dans la zone de recherche réduit un grand classeur aux composants pertinents. Vous pouvez l'utiliser pour rechercher des graphiques égarés, localiser des segments cachés, renommer des objets déroutants ou supprimer des éléments indésirables directement du volet sans parcourir la feuille de calcul ou le ruban.

Système d'exploitation

Windows, macOS, iPhone, iPad, Android

Essai gratuit

1 mois

Microsoft 365 inclut l'accès aux applications Office telles que Word, Excel et PowerPoint sur jusqu'à cinq appareils, 1 To de stockage OneDrive et bien plus encore.

Sélectionnez exactement les cellules dont vous avez besoin en un seul clic

Le moyen le plus rapide d'auditer des feuilles de calcul en désordre

Nous avons tous hérité d'une feuille de calcul désordonnée et avons passé plus de temps que nous le souhaiterions à rechercher des formules, des valeurs codées en dur, des erreurs ou des paramètres cachés. Cependant, au lieu de scanner manuellement des milliers de cellules, Aller au spécial vous permet de sélectionner instantanément des types spécifiques de cellules dans votre feuille de calcul.

Disponible en appuyant sur F5 > Alt+S ou en allant à Accueil > Rechercher et sélectionner > Aller au spécialcet outil met en évidence les cellules en fonction de ce qu'elles contiennent. Voici quelques-unes de mes façons préférées d'utiliser Go To Special lors de l'audit d'une feuille de calcul :

• Blancs : Trouvez rapidement les données manquantes qui doivent être complétées.
• Formules : Sélectionnez les cellules de formule pour vérifier comment une feuille de calcul calcule ses résultats.
• Constantes : Identifiez les valeurs saisies manuellement qui peuvent avoir accidentellement remplacé des formules.
• Erreurs : Mettez en surbrillance les cellules contenant des erreurs afin qu’elles puissent être examinées et corrigées.
• Validation des données : Localisez les cellules contenant des règles de validation qui seraient autrement faciles à manquer dans une grande feuille de calcul.

Obtenez des graphiques et des visualisations instantanés sans les menus

Prévisualisez les graphiques, le formatage et les totaux avant de vous engager

La création de visualisations de données ressemble souvent à des essais et des erreurs, vous obligeant à parcourir les onglets du ruban pour trouver la bonne mise en page. Analyse rapide résout cela.

Lorsque vous sélectionnez une plage de données, appuyez soit sur Ctrl+Q ou cliquez sur la petite icône qui apparaît à côté de votre sélection. La fenêtre contextuelle vous permet ensuite de prévisualiser les graphiques, la mise en forme conditionnelle, les totaux et les sparklines avant de les appliquer. C'est particulièrement pratique lorsque vous explorez des données inconnues et que vous ne savez pas encore quelle visualisation ou quel résumé les communiquera le mieux. Survolez simplement une option pour voir à quoi cela ressemblera sur vos données avant de vous engager.

Regardez Excel calculer des formules complexes étape par étape

Vision aux rayons X pour les fonctions imbriquées et les calculs interrompus

Regarder une longue formule imbriquée écrite par quelqu'un d'autre peut être accablant, surtout lorsque vous ne voyez qu'un message d'erreur ou un résultat final incorrect. Évaluer la formule vous permet de tirer le rideau et de regarder Excel traiter le calcul étape par étape. C'est également un excellent moyen de comprendre les formules que vous n'avez pas écrites, car vous pouvez voir comment Excel évalue chaque segment avant d'arriver au résultat final.

Vous pouvez le trouver en sélectionnant une cellule de formule et en vous dirigeant vers Formules > Évaluer la formule. Cliquez Évaluer à plusieurs reprises pour regarder Excel travailler à travers la formule un section à la fois, en remplaçant les pièces terminées par leurs résultats calculés. Même avec des formules complexes qui nécessitent plusieurs étapes, le processus montre exactement comment Excel est arrivé à sa conclusion et, si quelque chose ne va pas, où la logique s'est effondrée.

Passez à l'étape suivante avec vos feuilles de calcul

L’exploration des fonctionnalités négligées est l’un des moyens les plus simples de rendre Excel plus rapide, plus simple et plus performant. Une fois que vous les aurez essayés, continuez sur votre lancée avec les projets Excel du week-end dernier, dans lesquels vous créerez un mini tableau de bord de données avec une seule fonction, créerez un vérificateur de force de mot de passe hors ligne et créerez un lancer de dés numérique.